การพิมพ์เช็คโดยใช้โปรแกรม Excel

วันนี้ขอข้ามมมาคุย Solution  ตัวที่ท่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานได้คือการใช้โปรแกรม Excel พิมพ์เช็ค เหมาะสำหรับหน่วยงานที่ต้องการพิมพ์เช็ค โดยหลักการคือ
1.พิมพ์เช็คออกมาดูดี
2.เมื่อใส่ตัวเลขหรือจำนวนเงินเข้าไป โปรแกรมจะเแปลงตัวเลขให้เป็นตัวอักษรให้อัตโนมัติและต่อท้ายด้วยคำพูดที่ว่าบาทถ้วน
3.ท่านสามารถสั่งพิมพ์บนเครื่องพิมพ์ DOT หรือเครื่องพิมพ์ Inkjet หรือเครื่องพิมพ์ Laser ก็ได้

เรามาเริ่มทำกันดู
**การทดลองพิมพ์ท่านจะต้องรองพิมพ์กับกระดาษ A4 ธรรมดาแล้วนำมาเทียบกับตัวเช็คจนมั่นใจว่าใช้งานได้ จึงจะนำเช็คจริงมาใช้งาน
** ที่ผมใช้คือ Microsoft Excel 2010

หลักการในการทำ
1.ปรับขนาดของเอกสารให้ใกล้เคียงขนาดของเช็คเรา
2.กำหนดข้อความที่จะพิมพ์ลงบน Excel แล้วทดสอบดูว่าตรงตามตำแหน่งเช็ค ปรับเปลี่ยนตำแหน่งให้ตรง ปรับเปลี่ยนขนาดของฟอน์ตตามที่ต้องการ
3.ใช้ Function ที่ Excel มี เช่นการเปลี่ยนค่าตัวเลขมาเป็นตัวอักษรให้อัตโนมัติ การกำหนดรูปแบบวันที่ การกำหนดรูปแบบตัวเลขตำแหน่งทศนิยมต่างๆ

ผมขอเริ่มต้นเป็น Step ตามนี้

1. คือการเปิดไฟล์ใหม่ใน Excel แล้วกำหนดขนาดกระดาษหรือขนาดเช็คก่อน โดยไปที่หัวข้อ Page Layout แล้วเลือก Size ของกระดาษ ในที่นี้ผมกำหนดเป็นขนาด A5

2. คือการกำหนดรูปแบบในการพิมพ์ขึ้นอยู่กับการเข้าเครื่องของตัวเช็ค ถ้าเราเอาเช็คเข้าในแนวตั้งก็ต้องกำหนดการพิมพ์เป็นแบบ Landscape ถ้าเราเอาเช็คเข้าในแนวนอน (ปกติเหมือนกระดาษ A4) เราก็เอาค่าปกติในที่นี้ก็คือ Portrait
** ที่พูดเรื่องการเข้าของเช็คเพราะส่วนมากเราต้องเอาเช็คเข้าในแนวตั้ง ไม่เช่นนั้นเราจะมีปัญหาเรื่องการ Feedของกระดาษ
** การทดสอบการพิมพ์ต่างๆ เราควรจะทดสอบกับกระดาษ A4 ปกติก่อนๆที่จะไปใช้กับตัวเช็คจริงๆ

3.เริ่มกำหนดว่าวันที่บนตัวเช็คอยู่ที่ตำแหน่งไหนบนกระดาษ

3.การกำหนด Format ของวันที่ให้เป็นไปตามที่เราต้องการได้ เช่น เดือนให้เป็นภาษาไทยแทนที่ตัวเลข โดยการคลิกขวาที่ Cell ของวันที่แล้วเลือก Format Cell  ในที่นี้ผมเลือกเป็น Date และ Format เป็น 03 มีนาคม 2555

4.กำหนดตำแหน่งที่จะพิมพ์ชื่อผู้รับและจำนวนเงินที่จะพิมพ์บนตัวเช็ค ให้ปรับแต่งขนาดฟอนต์ ความหนาตามที่ต้องการ

5.จุดสำคัญของจำนวนเงินหรือตัวเลขในการพิมพ์เช็คคือ

• 5.1 ก่อนหน้าตัวเลขจะต้องมีขีดหรือตัวอักษรอะไรก็ได้เพื่อป้องกันการเพิ่มเติมข้อมูล เช่น -50,000.00- หรือ **50,000.00**
• 5.2 หลังจากตัวเลขก็ต้องมีขีดหรือตัวอักษรอะไรก็ได้ เช่น * เพื่อป้องกันการเพิ่มข้อมูล เช่น #50,000.00#
• 5.3 Format ตัวเลขจะต้องมี , และเลขทศนิยม 2 หลัก  เช่น 50,000.00

ขั้นตอนการทำตรงนี้ ให้เราไปที่ Cell ของจำนวนเงินหรือตัวเลขนั้นแล้วคลิกขวาแล้วเลือก Format Cells แล้วแนะนำให้เลือก Custom อันสุดท้ายเพื่อกำหนดเอง โดยเราจะป้อนไปที่ Type เป็น -###,###,###.00- ตรงนี้ผมขออธิบาย Format ที่ผมป้อนเข้าไป

• – ตัวแรกแทนเครื่องหมายขีดที่จะให้ขึ้นต้น ท่านสามารถแทนด้วยตัวอักษรอะไรก็ได้ เช่น * หรือ XXX
• # เป็นการบอก Excel ว่าเป็นตัวเลขอะไรก็ได้ แต่ต้องเป็นตัวเลข ถ้าไม่มีก็ให้ปล่อยไป
• สำหรับส่วนสุดท้ายหลักทศนิยมผมใช้ตัวเลข OO เป็นการบอก Excel ว่าถ้าไม่มีตัวเลขก็ให้แทนค่าด้วย OO
• ของผมกำหนดเอาไว้เผื่อที่หลัก 1,000,000.00 (หนึ่งพันล้าน)

*** ให้ทดสอบเปลี่ยนตัวเลขดูหลังจากที่เราได้กำหนด Format Cell แล้ว เราป้อนตัวเลขอะไรเข้าไประบบก็จะปรับตาม Format ที่เราได้ตั้งค่าเอาไว้

6.หาตำแหน่งที่จะเริ่มพิมพ์ข้อความภาษไทย (ตัวเงินที่เป็นภาษาไทย เช่น ห้าร้อยบาทถ้วน) ในที่นี้ต้องการแค่ตำแหน่งแต่เราจะไม่พิมพ์ข้อความเข้าไป เราจะให้ Excel ทำให้เรา โดยเราจะไปที่ Cell นั้นแล้วพิมพ์ =BATHTEXT(cell ที่มีตัวเลขที่เราต้องการแปลงเป็นอักษร) ในที่นี้ของผมเป็น =BATHTEXT(F5)   เวลาเราพิมพ์ =B  โปรแกรม Excel จะดึง Function มาให้เราเลือกอัตโนมัติ ให้เราคลิกเลือก Function BATHTEXT

-การใช้Function จะต้องเริ่ม ด้วย =

-Funtion BATHTEXT จะทำหน้าที่แปลงตัวเลขให้เป็นตัวอักษรและจบด้วยคำว่าบาทถ้วน

-Function BATHTEXT ต้องการ Cell ที่เรามีข้อมูลตัวเลข โดยการเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย” (”  ตามด้วย Cell ที่มีข้อมูลตัวเลข และจบด้วยเครื่อง “)”

– ดังนั้น Function ของผมจะเป็น =BATHTEXT(F5)

CELL F5 มีตัวเลขที่เราต้องการจะเขียน

สังเกตุว่าถ้าทุกอย่างโอเค เราก็จะได้ข้อความตัวเงินที่เป็นภาษาไทยตามตัวเลขของ Cell F5 แต่ในการออกเช็คจริงเราจะต้องมีขีดก่อนด้านหน้าและหลังตัวเลขเพื่อป้องกันการเพิ่มเติมตัวเงินเข้าไป ดังนั้น Function ที่สมบูรณ์จริงควรจะเป็น

= “-”  & BATHTEXT(F5) &  “-”        หรือ

 = “*”  BATHTEXT(F5) & “*”

** ให้มี Space ( เคาะที่ว่าง) หลังเครื่องหมาย = และระหว่างข้อความกับ Function ด้วย

-การเพิ่มข้อความด้านหน้าหรือหลัง Function สามารถทำได้โดยใส่ในเครื่องหมาย ” ” และตามด้วย & (& ในที่นี้เป็นการบอกว่าให้รวมหรือการบวกเพิ่มเติมเข้าไป)

ตัวอย่างตัวที่สมบูรณ์

ผมได้แนบไฟล์ Excelที่ท่านสามารถ Download ได้ที่นี้   cheque

เมื่อท่านได้แก้ไขและปรับเปลี่ยนตามความต้องการแล้ว ผมแนะนำให้จัดเก็บ (save as) ให้เป็น Template ไฟล์ ข้อดีของ template ไฟล์คือสามารถเอามาเป็นแม่แบบ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ จะป้องกันคนที่มาใช้ต่อเราไปแก้ไข Function ต่างๆที่เราได้สร้างเอาไว้

เพิ่มเติมสำหรับท่านที่ต้องการใช้ภาษาอังกฤษ

1.หลังจากดาวโหลดมาแล้วก็ให้อนุญาตการแก้ไข (Edit Content)

2.หากมีข้อความเรื่อง Macro ก็ต้องอนุญาตเพราะได้เขียนโปรแกรมเพิ่มเติมเพื่อใช้ภาษาอังกฤษได้

3.เปลี่ยน Function จาก BAHTTEXT เป็น SpellCurr     **** ที่เหลืออย่างอื่นให้เหมือนเดิมครับ

 

 

สรุป
หากท่านคิดว่าข้อความนี้เป็นประโยชน์ รบกวนช่วยเขียน comment หรือแนะนำต่อให้ท่านอื่นๆนำไปใช้งานด้วย ท่านสามารถเสนอหัวข้อที่ท่านสนใจและติดปัญหา หากมีเวลาผมจะได้นำมาเขียนเพื่อเป็นประโยชน์ต่อท่านอื่นๆ